Wat zijn de taken van de secretaris

Met het oog op de taken van de secretaris duidelijk te definiëren, moet u weten over iemand over praat. Immers, deze positie is te zien op verschillende manieren. Bijvoorbeeld bekend, administratief medewerker als de beambte, de secretaris-generaal aan het hoofd (het hoofd van) een bepaalde organisatie, de minister van Buitenlandse Zaken als ambtenaar, de secretaris als een diplomatieke persoon, secretaresse van het hoofd als een werknemer, en andere opties. Meestal, met vermelding van de post, in gedachten heeft de werknemer die voert taken (opdrachten) als een bestuurder van de vennootschap en de individuele hoofden van haar business units. Het blijkt dat de taken van de secretaris in dit geval beperkt tot de uitvoering van enkele orders voor organisatorische en technische problemen.

Wat moet weten en moeten doen Secretary

Daily secretaris van de volgende taken uit te voeren:

1. Ontvangen informatie van zijn ondergeschikten over te dragen aan zijn hoofd.
2. Organiseer telefoon manager. In zijn afwezigheid, om informatie te ontvangen, en dan breng het aan de aandacht van de bestuurder.
3. Ontvangen en een register bijhouden van telefonische berichten.
4. Voorwaarden scheppen voor een normale werking van het hoofd: aan de vraag naar papier en kantoorapparatuur.
5. Om te helpen bij de organisatie van de productie conferenties en vergaderingen. Breng aan de deelnemers van de datum, plaats en tijd van de gebeurtenis. Verzamel de benodigde materialen om de aanwezigheid van de aanwezige vertegenwoordigers te waarborgen en te houden notulen van de vergadering.
6. Houd records in de onderneming. Daartoe dient de secretaris uitvoeren van de receptie, het organiseren van inkomende e-mail en stuur het naar het management. Dan, op basis van opgelegde visa documenten te versturen performers onder het schilderij. De taken van de secretaris ook de controle over de voortgang, de timing en de resultaten van de uitvoering ervan.
7. Voer werkzaamheden aan het afdrukken en kopiëren van documenten.
8. Het organiseren van de ontvangst van bezoekers aan het hoofd van het bedrijf en de mogelijkheid om voorwaarden te scheppen voor een vroege oplossing van de problemen.

Om deze schijnbaar eenvoudige taken van de secretaris te voldoen, de werknemer moet weten:

• de hele structuur van het management en zijn structurele divisies van het bedrijf;
• regelgeving, personeel en de structuur van het bedrijf, het profiel, de vooruitzichten van de ontwikkeling en specialisatie;
• voorschriften voor het goede verloop van de procedure;
• regels voor het gebruik van kantoorapparatuur en communicatiemiddelen;
• regeert BTP, FROM, brandveiligheid en industriële hygiëne;
• regels van de arbeidsorganisatie op de werkplek;
• regelgevende en rechtshandelingen, orders, voorschriften, instructies over de planning, boekhouding en de kwaliteitscontrole van het uitgevoerde werk.

specificiteit Clerk

Als we praten over een specifiek, smalle specialisatie, is de situatie enigszins anders. Neem, bijvoorbeeld, de taken van de secretaris-Clerk. De titel van het bericht is duidelijk omschreven aspect van het werk. Typisch, in elke onderneming heeft al een functiebeschrijving, welke activiteiten specialist schetst op kantoorwerk. Als een dergelijke instructie niet aanwezig is, is het beter om het te maken. Om dit te doen, moet je de kwalificatie handboek, waarin monsters zijn bij benadering te gebruiken. Daarna wordt de standaard versie die nodig is om de relatie met een specifieke organisatie-specifieke en interne functies te wijzigen. In het algemeen moet de secretaris-receptioniste taak duidelijk worden getraceerd drie hoofdgebieden:

1. Behandeling correspondentie. De receptie, de verwerking van het met moderne methoden en tijdige verzending.
2. Een passend beheer van de interne documentatie.
3. Registratie, strikte boekhouding en de overdracht van documenten naar het archief voor opslag.

Kenmerken van de referent

In sommige bedrijven introduceerde aan het personeel voor deze functie, die een breed scala aan verantwoordelijkheden bestaat uit: "adjunct-directeur" van de "help desk" om Zo'n specialist moet uitgebreide kennis en een goede beheersing van de situatie te bezitten. Taken sekretaryareferenta enigszins uitgebreid als gevolg van de toegenomen macht. In het algemeen, het is - een normaal secretaris baan, maar het woord "assistent": is het maken van een aantal toevoegingen aan de standaard lijst. In het bijzonder kan de administratief medewerker het zelfstandig verrichten van de ontvangst van bezoekers over bepaalde vraagstukken. Het bezitten van bepaalde informatie, is hij in staat om hun eigen beslissingen te nemen. Bovendien, de assistent-manager voert belangrijke taken in verband met de activiteiten van de organisatie (enterprise). Soms administratief medewerker is belast met de verantwoordelijkheid van de HR-administratie. Dit gebeurt alleen wanneer de totale hoeveelheid werk kunt u extra taken uit te voeren.