RACI matrix als een liability management tool. RACI: transcript

Een van de meest voorkomende oorzaken van mislukte projecten - onjuiste verdeling van taken tussen de teamleden. Je hebt waarschijnlijk al meegemaakt: bij de minste moeite, de deelnemers beginnen met vingers en gijpen wijzen naar elkaar in plaats van de verantwoordelijkheid om het probleem op te lossen. En het is juist om dergelijke situaties zich niet voordoen, werd RACI matrix uitgevonden - een eenvoudige en effectieve tool voor het human resource planning.

"Onder de microscoop": 4 sleutelrol in elk project

Taakverdeling - een van de belangrijkste taken van de manager. Maar in de praktijk ziet het er meestal anders: hoofd kent gewoon teamleden met de verwachting dat de deskundigen zal beslissen wie wat moet doen. Maar wat gebeurt er als een defect product hebt weinig tijd gedwarsboomd of vrijgelaten? "Ik doe het niet", "Ik heb niet gezegd" ... en alle nuttige actie.

Zorgvuldig gebouwde matrix RACI verantwoordelijkheid stelt ons in staat om veel problemen oplossen. Volgens deze methode, ongeacht de complexiteit en de omvang van het werk, project teamlid voert één van de vier rollen.

R - Verantwoordelijk

Vertaald Verantwoordelijk betekent "zanger". Deze werknemer, die rechtstreeks verantwoordelijk is voor de uitvoering van een bepaalde partij werk. In de meeste gevallen, heeft hij niet de wijze van besluitvorming en rapporteert aan de projectmanager te kiezen.

Op deze rol te benoemen competent personeel en specialisten - mensen die weten hoe dat te doen. De RACI performers hebben de volgende functies:

• precies te bepalen wat er moet worden gedaan voor het project en moet hoe lang het zal duren (in overeenstemming met de door de "top" extra voorwaarden);
• maak een lijst van de benodigde middelen;
• betrokken bij de coördinatie en goedkeuring van technische documentatie;
• het analyseren van de voortgang van het project en de tussentijdse resultaten;
• biedt managers rapporten over de verrichte werkzaamheden.

Zulke mensen in het team kan een beetje zijn. Bovendien kan deze rol worden gecombineerd met anderen. De meest voorkomende combinatie van Verantwoordelijk + resbonsible (in vertaling - "verantwoordelijke + Artist").

A - Verantwoordelijk

"Accountability" of "verantwoordelijk" - is de belangrijkste project manager. Het is er verantwoordelijk voor dat de taken op tijd klaar zijn, met het vereiste niveau van kwaliteit en binnen budget. Bovendien, A:

• selecteert de kunstenaars en het project management team;
• taken aan alle deelnemers toe te wijzen;
• bewaakt de voortgang van de werkzaamheden;
• Het verdeelt de middelen tussen de uitvoerders;
• Het houdt een registratie van het gebruik van middelen, evenals curator rechtvaardigen de noodzaak van extra middelen;
• rekening houden met de ideeën en suggesties van de andere leden van het team kan goedkeuren of afwijzen.

Meestal zijn de projectleider fungeert als een "brug" tussen de klant en de hogere overheden en het team.

C - Geraadpleegde

Het derde deel van de matrix RACI - "consultant" (soms ook aangeduid als "conservator"). Samen met het hoofd, neemt hij deel aan het beheer van het project, maar is in de eerste plaats bezig met strategische vraagstukken:

• goedkeuren van elke wijziging van het bedrag en de timing van de werkzaamheden;
• wijst de middelen die nodig zijn om het project uit te voeren;
• indien nodig, het eens zijn met de klant de noodzaak om het budget te verhogen;
• ontvangt van de manager rapporteert over haar werkzaamheden;
• beslissingen te nemen in een onvoorziene situaties, in het geval van kritische veranderingen die van invloed kunnen de timing en de kosten van het project.

Over de rol van consultants wordt meestal voorgeschreven senior managers. Ze definiëren mondiale doelen en stelt dan een project manager die al heeft verdeelt de taken onder de teamleden.

I - I Informed

Naast deze functies in de matrix RACI geven "hoogte" ( "waarnemer"). Het voert de functies van de beheerder en zich hoofdzakelijk bezig met workflow organisatie. De waarnemer is onderworpen aan de Project Manager, maar in tegenstelling tot de andere deelnemers is niet verantwoordelijk voor de resultaten. In plaats daarvan, hij:

• Het verzamelt en organiseert alle informatie over het project, de middelen en de plannen;
• leidt notulen van de vergaderingen;
• aanvaarden documentatie van deelnemers aan het project om ze vervolgens over te dragen aan de bevoegde instanties;
• bewaakt de deadlines en juistheid van rapporten vullen.

Merk op dat de relatie met de beschouwer meestal eenzijdig. De belangrijkste functie - om de manager te redden van het hebben van tijd te verspillen aan bureaucratische procedures en "lossen" het.

Learning RACI matrix construeren Voorbeeld

Laten we praten over de praktische kant van de zaak. Hoe maak je een grafiek voor de verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden met zich meebrengen?

1. Zorg up te doen-lijst

Eerst moet je om alles wat er gedaan moet schilderen. Het niveau van detail is afhankelijk van het specifieke project. Soms eenvoud van controle en beheer te ontwikkelen verschillende matrices. Eerste werklijst sleutel blokken, en vervolgens aan elke individuele functies en taken uit te breken. Lijst van de werken die in een verticale tabel.

2. Selecteer de teamleden

Hier is het noodzakelijk om de vraag te beantwoorden: "Wie zal dit project te doen." Horizontale noodzaak om uit te schrijven alle medewerkers en / of afdelingen die betrokken zijn bij de uitvoering in alle stadia - van de planning tot de presentatie van de resultaten en het verslag van de levering.

3. Vul de tafel

U kunt dan overgaan tot de verdeling van de functies. Om dit te doen, moet je een duidelijk inzicht in elke fase van het werk en hoe werk wordt gedaan in teams.

Laten we als basis voor ons voorbeeld en stop in het stadium "design". In dit geval, R - Kunstenaar - slechts één. In het proces, richt hij zich op de site prototype pre-voorbereid. Daarom systeem architect, die betrokken was bij de ontwikkeling ervan, in dit stadium, de functie van C. De adviseur ook kunnen uiten hun wensen analist en ontwikkelaar. Ready ontwerp is goedgekeurd door de projectmanager (A). Maar testers en systeembeheerder in dit stadium geen beslissingen te nemen, maar alleen informatie over de manier waarop wij werken ontvangen, maar omdat ze gezien de rol die de hoogte - I.

verscheidenheid aan modellen

In de meeste gevallen kunt u een standaard matrix te krijgen. Echter, bij het werken aan meer complexe projecten kan extra rollen vereisen. Daarom was er een uitgebreide versie 2 de verantwoordelijkheid van de grafieken in de afgelopen jaren.

RACI-VS

Hier is aan de standaard functies worden toegevoegd twee meer:

• Controleert (V) - een werknemer of een speciaal team om te controleren hoe het resultaat van de uitvoering van een missie overeenstemt met het goedgekeurde criteria.
• Afmonstert (S) stemmen met de projectlevering met de klant, een presentatie en verschaft rapporten. Meestal deze functie wordt uitgevoerd door de verantwoordelijke voor de uitvoering van het werk (Verantwoordelijk), maar RACI-VS voor die trekken een bepaalde specialist.

Door de toegenomen controle en meer nauw samen met onze klanten, dit model is het meest geschikt voor technisch complexe of grootschalige projecten die zijn tientallen (of zelfs honderden) van de mensen.

RASCI

Ondersteunende (S) - Bij deze uitvoeringsvorm, wordt een nieuwe rol in de matrix. De belangrijkste functie is om extra middelen te voorzien voor het project, dat wil zeggen de steun van managers en leidinggevenden.

De ideale verhouding van rollen

RACI matrix wordt gemaakt niet alleen te weten wie "straffen" in geval van problemen. Zelfs in de planningsfase met de hulp van deze tabel kunt u de zwakke plekken zien in de organisatie van het werkproces.

Verticale analyse kunt u de taken en bevoegdheden van elk van de deelnemers aan het project te zien, om het niveau van het laden van objectief te beoordelen:

• vele R - het meest waarschijnlijk, de persoon zal moeten worden verscheurd tussen verschillende taken die de snelheid en prestaties negatief beïnvloeden;
• Veel A - de werknemer "krijgt het in de nek" voor iedereen; is het raadzaam om de verantwoordelijkheden gelijkmatiger te verdelen;
• geen mobiele R & A - een gelegenheid om na te denken over de geschiktheid van deze positie als zodanig (in feite, een specialist die niets doet betaalt u);
• geen lege cellen - opnieuw overbelast probleem, niet iedereen is in staat om veel taken tegelijk uit te voeren.

Horizontale analyse, op zijn beurt, toont de kwaliteit van de organisatie van het werk in elke fase. Ook hier zijn er vaak problemen:

• vele R - misschien is er een verdubbeling van de functies, en één van de teamleden onnodig werk uit te voeren;
• Veel A - is een "uitholling" van verantwoordelijkheid en verwarring bij de oplevering van projecten;
• vele C - discussie significant belemmeren workflow (moeten wachten tot al hun wijzigingen en opmerkingen bij te dragen, om compromissen te vinden, enz ...);
• nee ik - kan een signaal aan het feit dat het object te veel kunstenaars is geweest dat vertraagt ook de prestaties van het project.

Met RACI manager kan snel op te sporen overbelast of onder-employed, nutteloze posities en werkterreinen waarvoor niemand verantwoordelijk. Goed geschreven matrix kan een aanzienlijke verbetering van de kwaliteit van het management en de controle op de uitvoering van de projecten, alsook het aantal conflicten tussen de performers te verminderen ( "Ik weet het niet helemaal te doen ..." "Dat hij moest doen ..." en ga zo maar door. D.).

nuttige tips

RACI matrix om haar taken uit te voeren en een effectieve goede werking van het bedrijf, moet u een paar belangrijke punten te onthouden.

1. Bij het invullen van de tabel, rekening houden met de kwalificaties van de werknemers. Bijvoorbeeld, een accountant is het niet nodig om te benoemen een consultant (C) in het stadium van de site lay-out op zijn minst, omdat hij niet thuis in dit gebied.
2. Op elke site moet slechts één Accountable (A) zijn. Als er meer dan één, geven de omstandigheden. Bijvoorbeeld, A1 - is verantwoordelijk voor het testen van de desktop-versie van de site, en A2 - mobiel.
3. In elke taak moeten aansprakelijk en verantwoordelijk te zijn (in vertaling - "Responsible" en "Artist").
4. Probeer om elk probleem op te formuleren als specifiek. Gebruik werkwoorden - "publiceren", "voor te bereiden", "schrijven", "test", "Update", en ga zo maar door D. Het is raadzaam om onmiddellijk de resultaten die u nodig hebt te geven -. Niet alleen "check download snelheid" en "Zorg ervoor dat de download snelheid site is niet meer dan 0,8 seconden. "
5. Actie mag niet van toepassing zijn op een bepaalde werknemer, maar naar het kantoor als geheel.
6. RACI matrix beter als een team, op basis van de analyse van de reële werksituaties. Het is belangrijk dat iedere deelnemer zich bewust van zijn rol en de taken die voor hem liggen.