Achtergrond documenten zijn een essentieel onderdeel van het moderne kantoor. Dat ze vaak bijgevuld correspondentie instellingen en ondernemingen enige vorm van eigendom.
Waarde en in het bijzonder
Achtergronddocumenten vooral een ondersteunende bemiddelende rol spelen in relatie tot andere effecten van het personeelsbeleid. Ze zijn niet bindend en de instructies niet bevatten, maar alleen informatie over de werkelijke gang van zaken bij het bedrijf, volgens de gegevens die de basis vormen voor de besluitvorming en de administratieve orders. Achtergrond documenten hebben als onderscheidend kenmerk daarvan is hun focus op de besturing van beneden naar boven, dat wil zeggen, door een deskundige in het hoofd van de afdeling, van het hoofd naar de adjunct-directeur of rechtstreeks aan de directeur-generaal. Maar er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld, correspondentie (officiële brief, telegram, e-mail, enz.) Wordt gebruikt voor de ontwikkeling van de communicatie tussen werknemers met een gelijke verantwoordelijkheden baan.
Indeling naar aard
Achtergronddocumenten hebben vele soorten, ze zijn: Help en memoranda, verslagen, verklaringen en beoordelingen, verklarende nota's en brieven, telegrammen en telefoon berichten. Hun doelwit kan zowel intern als extern zijn. dus:
• Help-documentatie omvat papieren die eigen karakter te hebben, die zijn uitgegeven door de ad hoc query en betreffen slechts één werknemer;
• rapportage en referentie-intervallen bepaald door de bepaalde ontvanger en de aanwezigheid van een aantal typische vormen, kan periodiciteit per kwartaal, jaarlijks, wekelijks;
• analytische uitgevoerd als voor een enkele (eenmalig) en periodieke (reguliere) vraagt om een geconsolideerde karakter dient te generaliseren informatie te verzamelen.
eenwording van documenten
De samenstelling, structuur en wijze van verwerkingsworkflow zijn individueel bepaald voor elke plant in de regelgeving personeelsbeleid. Maar het is verplicht om alle documenten aan een zekere uniformiteit te brengen in de samenstelling en vorm. Eenwording van documenten - is om een optimale uniformiteit van het formaat, te stellen en de vaststelling van de details vast te stellen. Gestandaardiseerde zakelijke documenten worden gemaakt volgens dezelfde normen en voorschriften, met alle benodigde informatie om beslissingen te nemen. Achtergronddocumenten zijn geen uitzondering en zijn ook onderworpen aan standaardisatie. Het uitvoeren van eenwording is noodzakelijk om te vereenvoudigen en verbeteren van de kwaliteit van de documenten, de rationalisering van het zoekproces, de voorbereiding en uitvoering, typering van formulieren, het verminderen van de complexiteit van de verwerking en productie van geavanceerde methoden, evenals de gebruikte lijst te verminderen. Oriëntatie op de organisatie en de controle van de eenwording gereserveerd voor de overkoepelende organisatie voor de coördinatie en het beheer van de DRC en OKTEI.